Proses Kerja Pra-Pelaksanaan Projek Pembangunan Fizikal

                                                                                                                         

PROSES KERJA PRA - PELAKSANAAN PROJEK PEMBANGUNAN FIZIKAL

A.       KAJIAN KEPERLUAN

Langkah	Proses Kerja	Tempoh Masa
A1	Kajian Keperluan Projek Sekolah Baru atau penambahan infrastruktur akan dilakukan oleh JPN dan EPRD berdasarkan kepada keperluan semasa.	1 bulan
A2	JPN dan EPRD menyediakan Skop Projek seperti maklumat asas enrolmen murid, pembangunan kawasan baru / pertambahan penduduk / perancangan pembangunan penduduk.	3 hari
A3	Permohonan dihantar ke Kewangan bagi memastikan peruntukan mencukupi.	3 hari
A4	Peruntukan disalurkan ke Cawangan Perancangan bagi memulakan perancangan projek.	2 hari

B.       KENAL PASTI LOKASI

Langkah	Proses Kerja	Tempoh Masa
B1	JPN dan Unit Tanah KPM akan mencadangkan sekurang-kurangnya tiga (3) cadangan tapak projek yang sesuai untuk dibangunkan sekolah.	1 minggu
B2	Bahagian Pembangunan KPM (Unit Tanah & Teknikal) bersama JPN mengadakan lawatan ke semua tapak yang dicadangkan untuk menilai keadaan fizikal tapak (bercerun / landai / hutan / pertanian / penternakan). Senarai Semakan Lawatan Tapak seperti di Jadual 1.1	2 hari
B3	Setelah lawatan tapak dibuat, Unit Tanah akan mendapatkan status pengesahan tanah dari Pejabat Tanah / JKPTG melalui sistem carian tanah bagi memastikan jenis milikan tanah serta tuan punya tanah. (Perlu penjelasan lebih terperinci) -       Carta Alir Proses Carian / Pengesahan Tanah -       Dokumen terlibat -       Lain-lain	3 hari
B4	Unit Tanah akan mendapatkan ulasan daripada Jabatan Teknikal seperti JKR/JPS/JAS/JPH/PBT untuk memastikan keadaan tanah, sistem saliran air dan sebagainya bersesuaian dengan pembangunan sekolah di atas tapak tersebut. (Perlu penjelasan lebih terperinci) -       Format ulasan Jabatan Teknikal -       Skop tanah yang dirasakan sesuai Cth; median / tahap cerun / tahap kontour / jarak jalan utama dll -       Dokumen terlibat -       Lain-lain	1 minggu
B5	Unit Tanah akan menyediakan laporan analisis  (gambar fizikal tapak, ulasan Jabatan Teknikal dan keputusan status pengesahan tanah) untuk diangkat ke JK Perolehan Tanah. (Perlu penjelasan lebih terperinci) -       Format Laporan Analisis -       Checklist dokumen -       Lain-lain	2 hari
B6	JK Perolehan Tanah akan bersidang dan mempertimbangkan perolehan tanah berdasarkan kepada kajian kesesuaian tapak yang telah dilakukan. Mesyuarat Jawatankuasa Perolehan Tanah : Pengerusi - Setiausaha Bahagian Pembangunan (SUB). Ahli            - Timb. Setiausaha Bahagian Pembangunan Kanan                      (TSUBK).                   - Ketua Penolong Setiausaha Perancangan                   - Ketua Penolong Setiausaha Bajet                   - Ketua Penolong Setiausaha Seksyen Sekolah ·         Jika tapak sesuai – Langkah B.7 dilaksanakan. ·         Jika tapak tidak sesuai – Ulang semula Langkah B.1 sehingga B.6 sehingga mendapat persetujuan dan kelulusan JK Perolehan Tanah.	1 minggu
B7	Unit Tanah KPM akan membuat pelantikan Juru Ukur melalui Sebutharga untuk melakukan Ukuran Halus dan Lukisan Kejuruteraan Tanah. (Perlu penjelasan terperinci) -       Carta Alir Pelantikan Juru Ukur melalui sebutharga -       Dokumen terlibat -       Lain-lain	2 hari

C.       PENGAMBILAN TANAH

Langkah	Proses Kerja	Tempoh Masa
C1	Kaedah pengambilan tanah mengikut kategori / jenis pemilikan tanah :- a.      Tanah Serahan Pemaju (Perlu penjelasan terperinci) -       Carta Alir + Huraian -       Dokumen Terlibat / Checklist b.      Tanah Simpanan Persekutuan (Perlu penjelasan terperinci) -       Carta Alir + Huraian -       Dokumen Terlibat / Checklist c.      Tanah Pesuruhjaya Persekutuan (Perlu penjelasan terperinci) -       Carta Alir + Huraian -       Dokumen Terlibat / Checklist d.      Tanah Persendirian (Perlu penjelasan terperinci) -       Carta Alir + Huraian -       Dokumen Terlibat / Checklist	6 bulan
C2	Unit Tanah KPM akan menghantar permohonan tanah kepada JKPTG. (Perlu penjelasan terperinci) -       Borang berkaitan -       Checklist dokumen	1 minggu
C3	·         Permohonan Diluluskan – Unit Tanah KPM akan melakukan proses bayaran tanah kepada pemilik berkaitan. ·         Permohonan Tidak Diluluskan – Ulang semula Langkah C.1.	1 minggu

D.       RINGKASAN PROJEK

Langkah	Proses Kerja	Tempoh Masa
D1	Skop projek disediakan oleh JPN  dan EPRD berasaskan maklumat enrolmen murid, pembangunan kawasan baru / pertambahan penduduk / perancangan pembangunan penduduk sekiranya terdapat keperluan untuk pertambahan sekolah baru. (Perlu penjelasan lebih terperinci) -       Maklumat yang perlu ada -       Dokumen berkaitan	1 minggu
D2	Cawangan Perancangan, Bahagian Pembangunan KPM  menghantar Skop Projek ke EPU untuk tindakan selanjutnya.	2 hari
D3	Setelah EPU meluluskan permohonan projek, Cawangan Perancangan, Bahagian Pembangunan KPM akan melantik Pasukan Pengurusan Projek (PMT) dan projek akan diserahkan kepada Pengurus Projek. (Perlu penjelasan lebih terperinci). -       Carta Alir Pelantikan PMT -       Ahli-ahli PMT -       Dokumen berkaitan	3 hari
D4	Cawangan Perancangan, Bahagian Pembangunan KPM akan membuat pelantikan perunding. (Perlu penjelasan lebih terperinci). -       Carta Alir Pelantikan Perunding -       Dokumen berkaitan	3 hari

E.       REKABENTUK

Langkah	Proses Kerja	Tempoh Masa
E1	Perunding menyediakan Lukisan Konsep. (Perlu penjelasan lebih terperinci).	1 bulan
E2	Lukisan Konsep dibentangkan kepada Jawatankuasa Reka Bentuk. Mesyuarat Jawatankuasa Reka Bentuk : Pengerusi - Ketua Setiausaha (KSU) / Timbalan (TKSU). Ahli            - Setiausaha Bahagian Pembangunan (SUB).                   - Timb. Setiausaha Bahagian Pembangunan Kanan                      (TSUBK).                   - Pengurus Projek                   - Perunding                   - Pengarah JPN ·         Jika Lulus           – Langkah E.3 / E.4 dilaksanakan. ·         Jika Tidak Lulus – Ulang semula Langkah E.1	1 hari
E3	Melakukan Soil Investigation (jika perlu). (Perlu penjelasan lebih terperinci). -       Carta Alir Proses Soil Investigation + Huraian -       Dokumen berkaitan / checklist	2 minggu
E4	Perunding menyediakan Lukisan Terperinci Bangunan dan disemak oleh Pasukan Pengurusan Projek melalui mesyuarat. Mesyuarat  : Pengerusi - Pengurus Projek Ahli            - PMT i.e Teknikal KPM (Arkitek, QS, C&S, M&E)                   - Kewangan Pembangunan KPM                   - Perunding	3 bulan
E5	* Proses Tawaran bermula – Rujuk Proses Kerja F.	-
E6	Membentang untuk kelulusan Preliminary Detail Abstract (PDA) Mesyuarat Kelulusan PDA  : Pengerusi – Setiausaha Bahagian Pembangunan (SUB) Ahli            - Timb. Setiausaha Bahagian Pembangunan Kanan                      (TSUBK).                   - Teknikal KPM (Arkitek, QS, C&S, M&E)                   - Kewangan KPM                   - Perunding                   (Perlu penjelasan lebih terperinci). -       Dokumen terlibat / checklist	1 hari
E7	Perunding mengemukakan permohonan Kelulusan Merancang, Kelulusan Pelan Bangunan dan Kelulusan Kerja-kerja Tanah kepada PBT yang berkaitan. Permohonan tersebut perlu mematuhi Senarai Semak Dokumen bagi setiap PBT. (Perlu penjelasan lebih terperinci). -       Permohonan Kelulusan Merancang -       Pemohonan Kelulusan Pelan Bangunan -       Permohonan Kelulusan Kerja Tanah ·         Jika Lulus           – Proses Kerja G dimulakan. ·         Jika Tidak Lulus – Ulang semula Langkah E.4.	3 bulan

F.        *TAWARAN

Langkah		Proses Kerja	Tempoh Masa
F1		Perunding menyediakan dokumen tender. Dokumen tender hendaklah mengandungi:- ·       Arahan kepada petender ·       Borang tender ·       Spesifikasi ·       Draf Surat Setuju Terima ·       Syarat-syarat kontrak / Draf Kontrak ·       Senarai Kuantiti (BQ) / Ringkasan Tender ·       Jadual Kadar Harga ·       Lukisan Teknikal / Pelan ·       Tempat penghantaran ·       Cadangan pemindahan teknologi ·       Pengalaman dan prestasi lepas ·       Profail dan kedudukan kewangan pretender ·       Lain-lain keperluan jika ada	2 minggu
F2		Dokumen tender yang disediakan oleh perunding disemak oleh PMT.	3 hari
F3		Dokumen tender yang telah lengkap dikemukakan kepada Unit Kewangan, Bahagian Pembangunan KPM untuk proses pengiklanan dan  penjualan tender. Semasa proses pengiklanan tender, turut dinyatakan tarikh lawatan tapak. Semasa lawatan tapak, perunding akan menerangkan secara terperinci mengenai keperluan projek tersebut. Iklan tender perlu dibuat dalam akhbar Bahasa Melayu / laman web dalam tempoh minimum 21 hari meliputi : ·      Maklumat kementerian ·      Syarat-syarat dan terma-terma, ·      Tempat, masa, tarikh mula menjual dokumen, bayaran, ·      Alamat pos, tarikh dan masa tutup tender.	1 bulan
F4	Penerimaan Tender ·       Tawaran tender boleh dipos atau dimasukkan ke dalam Peti Tender yang disediakan oleh agensi. ·       Peti tender mempunyai dua kunci yang berlainan dan anak kunci dipegang oleh dua orang pegawai yang berasingan. ·       Peti tender hendaklah dilabelkan jika lebih daripada satu tender pada satu masa. ·       Anggaran harga agensi hendaklah dimasukkan ke dalam Peti Tender sebelum tender dibuka. Pembukaan Tender ·       Peti Tender hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender yang dilantik oleh Ketua Agensi. Pengerusi hendaklah daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional ·       Jawatankuasa Pembuka hendaklah memastikan nama petender tidak tercatat dalam apa-apa dokumen supaya penilaian boleh dibuat tanpa apa-apa pengaruh. Jika terdapat catatan nama pretender, ianya hendaklah dipadamkan. ·       Tawaran hendaklah diberi nombor kod untuk pengenalan bagi maksud penilaian ·       Jadual Tender hendaklah disediakan, ditandatangani oleh Jawatankuasa Pembuka Tender dan dipamerkan untuk makluman umum ·       Jadual Harga Tender dan apa-apa pembetulan dalam dokumen tender hendaklah ditandatangan timbal oleh Jawatankuasa Pembuka Tender ·       Tawaran tender yang diterima selepas jam 12.00 tengahari pada tarikh tutup tender tidak boleh dibuka.			1 hari 1 minggu
F5	Unit Kewangan, Bahagian Pembangunan KPM akan melantik Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga yang tiada kepentingan dengan projek untuk menilai tender. (Perlu penjelasan lebih terperinci). -       Carta Alir Pelantikan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Penilaian Harga -       Dokumen berkaitan Urusetia Tender akan menyediakan Kertas Taklimat Tender yang mempunyai maklumat seperti berikut: ·       Status tender ·       Punca Peruntukan ·       Peruntukan ·       Anggaran Harga ·       Tarikh iklan tender dan tarikh tutup ·       Tempoh sah laku tawaran ·       Latar belakang petender misalnya pembekal / kontraktor berdaftar dengan Kementerian Kewangan / Pusat Khidmat Kontraktor, pengalaman, kedudukan kewangan, pegangan ekuiti dsbnya. ·       Jadual Tender ·       Ringkasan penilaian teknikal ·       Ringkasan penilaian harga ·       Perakuan oleh agensi atau perunding		3 hari 1 minggu
F6	Keputusan Penilaian Tender akan dibentangkan di dalam Mesyuarat Lembaga Perolehan untuk dipertimbang dan diluluskan. Had nilai tidak melebihi RM15 juta untuk bekalan dan perkhidmatan dan tidak melebihi RM30 juta untuk kerja. Sekiranya melebihi had, perlu kemukakan kepada Kementerian Kewangan. Mesyuarat Lembaga Perolehan  : Pengerusi – Ketua Setiausaha (KSU) Ahli            - Timb. Ketua Setiausaha (TKSU) Pembangunan                   - Teknikal KPM (Arkitek, QS, C&S, M&E)                   - Kewangan KPM		1 hari
F7	Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan kepada Syarikat Kontraktor yang berjaya dan mereka diminta untuk mengemukakan Bon Pelaksanaan.		2 hari
F8	Keputusan Tender oleh Lembaga Perolehan dihebahkan / dipaparkan di laman web untuk makluman semua petender.		1 hari